DIGITAL REDOVISNING

Vad är egentligen digitalisering – och hur kan det underlätta för just ditt företag? 

Många av våra kunder har redan ett helt- eller delvist digitalt flöde, men just nu märker vi att många som tidigare har varit skeptiska nu är redo att effektivisera sin redovisning.

Oavsett om du vill arbeta med ett helt digitalt flöde eller bara vill börja utforska vissa delar så finns vi här för dig. Vårt mål är att din redovisning ska skötas så effektivt som möjligt – så du får mer tid att driva ditt företag och vi får mer tid till att vara dina rådgivare och hjälpa dig till de bästa besluten. Allt detta samtidigt som vi sparar på miljön!

Det finns många olika sätt att arbeta digitalt, men nedan kommer vi att redogöra för de vanligaste hos oss. Vill du som kund använda ett annat system, eller ha hjälp att leta det bästa systemet för just dig så hjälper vi såklart gärna till med detta också.

Redovisning

Att välja rätt bokföringsprogram är A och O för att få till en sömlös digital redovisning. Om du som kund vill göra delar av redovisningen själv är förstås valet av system särskilt viktigt.

Idag arbetar vi främst tillsammans med Visma, men vi har också ett antal kunder i Fortnox av varierande storlek. Båda programmen är molnbaserade vilket innebär att du erhåller en inloggning, och kan därför enkelt komma åt din redovisning från din dator, telefon eller surfplatta. Systemen tillhandahåller också sina egna appar där du kan utföra enklare delar av redovisningen.

Längst ner i detta inlägg redogör vi också för vilka integrationer vi arbetar mest med idag, som kompletterar redovisningsprogrammet.

Leverantörsfakturahantering

Oavsett om du vill betala dina leverantörsfakturor själv, eller vill att vi ska sköta det åt dig rekommenderar vi att ta emot fakturor via PDF eller efaktura direkt till ekonomisystemet eller ett försystem. Du kan också scanna in dina pappersfakturor för att slippa lämna in dina original, utan istället direkt lagra dem direkt i en arkivplats.

Om vi hjälper dig till digital hantering av dina leverantörsfakturor fullt ut kan det se ut på följande sätt:

Vi börjar med att kontakta dina leverantörer för att de ska skicka fakturor till ekonomisystemet istället för till din nuvarande adress.

På löpande basis på ett intervall vi kommer överens om, till exempel en gång i veckan, konterar vi dina fakturor och de går då vidare till dig som kund för attest. Du attesterar via telefon, dator eller surfplatta. Attest kan även ske i flera led, om ni till exempel har inköpsansvarig eller arbetsledare som ska delgodkänna inköp.

När attest har skett, exporteras fakturorna till redovisningsprogrammet. Härifrån skickar din konsult betalningar till banken, vilket du som kund alltid måste slutgodkänna för båda parters säkerhet.

När betalningen sker på förfallodagen, återrapporteras betalningen till ekonomisystemet per automatik.

Fakturering

Om du fakturerar ditt arbete baserat på dina anställdas arbetade timmar avseende olika projekt, kan det vara en bra idé att använda ett försystem där dina anställda både registrerar sin tid, materialet till projektet och samtidigt registreras dessa uppgifter till kommande fakturaunderlag. Förutsatt att alla uppgifter är korrekta, är det bara för företagsledaren att attestera och exportera uppgifterna till ekonomisystemet där fakturan upprättas.

Bolaget kan välja att själv upprätta sina fakturor, eller meddela sin konsult när fakturaunderlag finns att behandla. Faktureras endast enklare arbeten behövs sällan ett försystem, utan kunden eller konsulten kan starta faktureringen direkt i redovisningsprogrammet.

Vi skickar alltid fakturorna elektroniskt, eller via Auto Invoice vilket innebär att vi aldrig kommer stå och vika, kuvertera och frankera dina fakturor. Istället är de elektroniskt spårbara, och vi kan se om fakturan gått fram till kunden.

På överenskommen basis stämmer vi av att du får betalt av dina kunder, och att påminnelser skickas. Vi hanterar också ROT och RUT ansökningar via fil.

Kvitton och utlägg

Om du endast har enstaka inköp per kvitto, räcker det ofta med en enklare funktion som att till exempel använda Visma Scanner. Du fotar helt enkelt ditt kvitto med telefonens kamera, och skickar in det till redovisningen i appen.

Har du behov av att flera personer i bolaget ska kunna skicka in underlag, som kanske även ska attesteras kan Visma Utlägg vara bättre alternativ.

PLEO är ett företagskort som ersätter de klassiska kreditkorten där du sedan erhåller en faktura i efterhand från utställaren. Med detta kort som både är fysiskt och digitalt, blir du omedelbart ombedd att ladda upp ett underlag som sedan skickas in till redovisningen. Detta kan ske per automatik via integration med din mail för till exempel utgifter för licenser och annonser, eller att du fotar av ditt fysiska kvitto med kameran i telefonen. Snabbare uppföljning – mindre risk för borttappade kvitton!

Självklart kan du lägga in köpgränser på respektive anställd för högsta säkerhet.

Lön

Tidrapporter behöver rapporteras in till din konsult i god tid för upprättande av lönespecifikationer och utbetalningsunderlag. Om du använder ett försystem för fakturering, upprättas ofta även tidrapporten här.

Vi upprättar lön i Visma Lön, och skickar lönespecifikationer till Kivra eller Visma mitt lönebesked. Utbetalningen från banken måste alltid godkännas av företagsledaren, likt alla utbetalningar. Härifrån upprättar vi också arbetsgivardeklarationen som ska skickas in per fil till skatteverket varje månad om du är registrerad som arbetsgivare.

Lagring

När du nått ett helt digitalt flöde blir också lagringen enklare. Enligt BFL 1999:1078 7kap ska alla underlag bevaras i den form som du som kund erhöll den fram till det sjunde året efter utgången av det kalenderår då ditt räkenskapsår avslutades.

Det betyder alltså att om du erhåller en PDF, ska den sparas i PDF under den tiden.

Om du ändå erhåller enstaka papper utöver, kan man överföra informationen till digitalt format, och då behöver originalet endast sparas i 3 år.

Många av systemen tillhandahåller lagring hos dem för en mindre summa, vilket kan vara mycket värt, eftersom du är skyldig att lagra dem i Sverige, i ett ordnat skick på ett överskådligt sätt.

Kundportal

Som kund hos ERA får du tillgång till vår kundportal. Hit kan både du som kund och din konsult ladda upp dokument, enkelt och GDPR säkert. Här sparar vi ditt bokföringsmaterial så du inte behöver stapla pärmar på kontoret under lagringstiden.

Integrationer för digital redovisning

Om du vill läsa mer om de integrationer vi använder oss allra mest av idag

Leverantörsfakturahantering
Centsoft

Tid-fakturerings och projekthantering
Visma tid smart
Blikk

Kvitton och utlägg
Visma utlägg & Visma Scanner
Pleo
Fortnox – kvitto & resa