För många företagare är frågan om vad som är avdragsgillt central. Avdrag påverkar resultatet, skatten och i förlängningen företagets likviditet. Samtidigt är regelverket ofta mer komplext än vad många tror. Grundprincipen är tydlig: en kostnad är avdragsgill om den har ett omedelbart samband med verksamheten och är nödvändig för att förvärva eller behålla inkomster.

I praktiken finns det flera gråzoner och återkommande missförstånd, eftersom det inte betyder att allt som på något sätt rör verksamheten är avdragsgill.

Nedan går vi igenom några av de viktigaste områdena, och vad som faktiskt gäller:

Representation

Representation är ett snårigt område där det är lätt att tänka fel.

– Enklare förtäring (t.ex. kaffe, smörgås, frukt) är avdragsgillt med upp till 60 kronor per person.
– Måltider (lunch, middag) är däremot inte avdragsgilla som kostnad, men momsen på utgifter upp till 300 kr per person kan delvis dras av (max 36 kr/person i ingående moms).

Kom ihåg att representationen ska ha ett omedelbart samband med verksamheten, t.ex. som ett naturligt led i att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller avse personalvård 

– Gåvor till kunder är normalt inte avdragsgilla, men undantag finns:
  • Reklamgåvor av mindre värde (profilprodukter, pennor, enklare varor) är normalt avdragsgilla.
  • Julgåvor till kunder är inte avdragsgilla, men julgåvor till anställda är avdragsgilla om de inte överstiger 550 kr inkl. moms.

Exempel: Om du bjuder en kund på kaffe och bulle för 55 kr/person är hela kostnaden avdragsgill. Om du i stället bjuder på lunch för 120 kr/person är kostnaden inte avdragsgill, endast en del av momsen kan dras av.

Bil och resor

I många verksamheter krävs någon typ av transport i tjänsten. Vilket alternativ som är bäst för ditt företag, kan variera beroende på företagets behov.

– Privat bil i tjänsten: Du får ta ut skattefri milersättning (2025: 25 kr/mil för bil, 12 kr/mil för motorcykel).

– Företagsägd personbil:
  • Momsen på inköpet är normalt inte avdragsgill.
  • Vid leasing kan du dra av 50 % av momsen på leasingavgiften.
  • Driftkostnader (bränsle, service, försäkring) är avdragsgilla om bilen används i verksamheten.
– Lätta lastbilar och specialfordon: Här gäller andra regler, där moms ofta är fullt avdragsgill, både vid köp och leasing.

Vill du ha möjlighet att använda företagets bil för privata resor ska du betala bilförmån: (länk till SKV om bilförmån) https://www.skatteverket.se/privat/skatter/arbeteochinkomst/formaner/bilforman.4.7459477810df5bccdd4800012339.htmlTips: Använd körjournal för att styrka användningen av fordonet!  

Hemmakontor – särskilt inrättad lokal krävs

Många småföretagare arbetar hemifrån, men här är Skatteverket mycket restriktivt.

– Avdrag för arbetsrum i bostad medges endast om rummet är särskilt inrättat för arbetet och inte kan användas som bostadsyta (t.ex. separat ingång, bara är utrustat med kontorsmöbler).
– Om dessa krav inte uppfylls kan du i vissa fall få ett schablonavdrag:
  • I villa/småhus: 2 000 kr/år
  • I hyres- eller bostadsrätt: 4 000 kr/år

  … men bara om du arbetar minst 800 timmar per år i hemmet och inte har någon annan arbetslok

Inventarier och utrustning – direktavdrag eller avskrivning?

Här handlar det om gränsdragning vid pris och livslängd.

– Direktavdrag: Om inventarien kostar under ett halvt prisbasbelopp (2025: 28 650 kr) eller har en ekonomisk livslängd på högst tre år får du dra hela kostnaden direkt.

– Avskrivning: Dyrare inventarier med längre livslängd ska skrivas av under flera år (värdeminskningsavdrag). Den vanligaste metoden är linjär avskrivning.

Exempel: En dator för 15 000 kr kan dras av direkt. En maskin för 60 000 kr måste skrivas av, t.ex. 20 % per år under fem år.

Böter, förseningsavgifter och kläder

– Böter, viten, förseningsavgifter och offentligrättsliga sanktionsavgifter är aldrig avdragsgilla, även om de belastar företagets ekonomi.

– Arbetskläder är endast avdragsgilla om de är skyddskläder eller har tydlig koppling till arbetet (t.ex. profilkläder med logotyp).

Exempel: En parkeringsbot på 800 kr kan inte dras av, även om bilen användes i tjänsten. Däremot är parkeringsavgiften under kundbesöket avdragsgill.

Så undviker du vanliga misstag

1. Dokumentera alltid syftet med kostnaden. Skriv på kvitton eller i bokföringssystemet vem, vad och varför.
2. Håll isär privat och företag. Om kostnaden lika gärna kan vara privat är den sannolikt inte avdragsgill.
3. Känn till gränsvärden. Beloppsgränser och regler uppdateras löpande, särskilt för representation och milersättning.
4. Använd körjournal. Vid bilkostnader är det ofta avgörande bevisning vid en kontroll.
5. Var försiktig med hemmakontor. Avdrag medges bara i mycket specifika situationer.

Att ha koll på avdragen gör inte bara att du undviker onödiga problem med Skatteverket – det ger också bättre kontroll över företagets ekonomi.

Vill du veta mer om vilka kostnader som är avdragsgilla i ditt företag? Kontakta oss så hjälper vi dig!