Modernisering av bokföringslagen – ”den nya kvittolagen”
Regeringen har beslutat om att avskaffa kravet på att bevara kvitton och annan räkenskapsinformation i pappersform.
Från och med 1 juli 2024 kan du slänga dina fysiska underlag, förutsatt att de omvandlats till digital form.
Vad bör jag tänka på innan jag slänger pappershandlingarna?
Villkoren för att få slänga underlagen är att ingen information ska ändras eller försvinna. Var noga med att scanna in alla sidor, vissa dokument kan vara dubbelsidiga och då måste skanningen omfatta både fram- och baksida av varje blad. Du behöver också tänka på att dina tekniska lösningar för förvaring ska lagras i minst 7 år.
Tänk också på att vissa handlingar behöver sparas en längre tid. Handlingar från köp av fastigheter, köp av värdepapper, köp av andelar i handelsbolag och liknande kan behöva visas upp när ditt företag säljer dessa någon gång i framtiden, för att styrka anskaffningsvärdet.
Glöm inte att slänga dina kvitton och pappersunderlag på ett säkert sätt. Använd en dokumentförstörare eller liknande till sådana underlag som innehåller känslig information.
Kan jag slänga kvitton/underlag som kommit in före den 1 juli 2024?
Svar: Ja, har du sparat underlagen digitalt kan du slänga originalen i pappersform. Även om de är äldre än verkställande datum. Var bara noga med att inget missats innan du slänger något!
Hur kan jag övergå till en mer digital arkivering av företagets bokföring?
Det finns många verktyg och program som kan användas för att digitalisera din bokföring.
Här kommer exempel på några:
– Visma scanner är en app som kopplas till Visma eEkonomi. Appen fungerar bra för att fota och scanna dokument för enkel papperskvittohantering.
– Om du vill du slippa kvitton helt kan du få hjälp med att beställa ett företagskort, tex Pleo som registrerar inköpen direkt och skickar den vidare till ditt bokföringsprogram.
Du kan även digitalisera dina leverantörsfakturor med hjälp av Rillion. Fakturorna hamnar i ett digitalt ekonomisystem i stället för din brevlåda, där kan du hantera fakturorna innan de sedan skickas vidare till ditt bokföringsprogram.
VILL DU DIGITALISERA DIN BOKFÖRING?
ERA revisorer erbjuder många av våra kunder ett helt- eller delvist digitalt flöde. Oavsett om du vill arbeta med ett helt digitalt flöde eller bara vill börja utforska vissa delar så finns vi här för dig.
Läs mer om digitalisering här eller kontakta oss för mer information.
