Med den pågående digitala utvecklingen har hanteringen av fakturor och kvitton blivit betydligt enklare genom några knapptryck på telefonen eller datorn, direkt in i bokföringen. Trots detta har Bokföringslagen krävt att originalhandlingarna inte får kasseras, även om de har överförts till digital form.
Regeringen har nu tagit ett stort steg för att modernisera bokföringslagen och har presenterat ett nytt förslag i lagrådsremissen om digital arkivering, vilket syftar till att underlätta för företagare att bevara dokument som mottagits på papper. Det föreslagna lagförslaget innebär att det endast krävs att originalhandlingarna i pappersformat behålls fram till dess att de har överförts till digital form. Därefter kan papperskvittot kastas!
Idag krävs det att alla inkommande handlingar i pappersform arkiveras i sju år. Om bokföringsunderlaget har konverterats till digital form måste materialet ändå bevaras i tre år ytterligare innan det kan kastas. Detta innebär att samtliga fakturor, kvitton och räkenskapshandlingar i original som mottagits på papper måste arkiveras tills angiven tidsperiod har löpt ut. Om bokföringen inte sparas under denna tidsram kan man göra sig skyldig till brott mot bokföringslagen.
Det förväntas att dessa förändringar kommer att leda till betydande besparingar av administrativa kostnader och kostnader för arkivering. Enligt Svenskt Näringsliv kan den föreslagna lagen potentiellt sänka kostnaderna med nästan 4 miljarder kronor årligen.
De föreslagna reglerna förväntas träda i kraft den 1 juli 2024.
Behöver du hjälp med digitala flöden för dina underlag? Kontakta oss gärna.
